Technische Documentatie

Handleidingen 2.0 voor Boon Edam

Elke dag levert Boon Edam perfect afgewerkte draaideuren en veiligheidsslagbomen.
Schitterende producten, die een even schitterende handleiding verdienen.
Een duidelijke handleiding die het leven makkelijker maakt voor de technicus en de eindgebruiker. Bij Boon Edam was dit enkele jaren gelden nog niet het geval. Bert Dammers, manager Informatie en documentbeheer bij Boon Edam, vertelt hoe het komt dat Boon Edam nu even trots mag zijn op de handleidingen als op de producten.

Professionele handleidingen

In 2014 besloot Boon Edam om meer aandacht te gaan besteden aan de kwaliteit van zijn handleidingen. Daar was ruimte voor verbetering. Het proces op weg naar betere handleidingen begon met het aantrekken van een externe partner. Bert: “We namen contact op met Etteplan, een bedrijf dat gespecialiseerd is in content-creatie voor technische documentatie. We wilden efficiënter werken én de kwaliteit van onze handleidingen verbeteren. Om te beginnen evalueerde Etteplan ons bestaande creatieproces en voerde een technische analyse uit op onze handleidingen. Ze interviewden enkele medewerkers die onze handleidingen maken en ook de eindgebruikers: onze klanten.”

“De conclusie van de analyse was niet erg positief, om het voorzichtig uit te drukken”, gaat Bert verder. “Maar soms is de onvervalste waarheid net wat je nodig hebt om een stap vooruit te zetten.

“Uit de analyse bleek dat er veel kansen waren voor verbetering: de structuur van onze handleidingen was niet logisch en de kwaliteit van de afbeeldingen was ronduit zwak. Bovendien hadden we geen meetinstrumenten om de kwaliteit te meten. We werkten ook niet volgens een vaste procedure, wat het lastig maakte om delen van de handleidingen te hergebruiken. Kortom: onze handleidingen waren niet zo best.”

BERT DAMMERS, MANAGER INFORMATION & DOCUMENT MANAGEMENT BIJ BOON EDAM

Aandacht en STE

Etteplan raadde Boon Edam aan om de handleidingen en andere documentatie te gaan beschouwen als onderdeel van het product. Bert vult aan: “Het advies was om ook op dit punt aandacht te hebben voor de eindgebruiker. En om Simplified Technical English (STE, een gecontroleerde variant van het Engels speciaal bedoeld voor technische documentatie) te gebruiken in alle schriftelijke documentatie. Ook benadrukte Etteplan de grote meerwaarde van technische illustraties: lijntekeningen zijn veel duidelijker dan foto’s. Ten slotte raadden ze ons een logische, eenduidige structuur te hanteren voor al onze handleidingen.”

Vroeger gebruikte Boon Edam dit soort afbeeldingen:

Boon Edam1.jpg

Nu gebruikt het bedrijf heldere illustraties:

Boon Edam2.jpg